Project omschrijving
CASE HOLSTRA.
Over Holstra
- Zonnewering, poorten en rolluiken
- Belgisch bedrijf
- 3 vestigingen
- 8 montageploegen
De uitdaging
Filip Holvoet, zaakvoerder van Holstra, was ruim 2 jaar op zoek naar het perfecte systeem om zijn flow van interventies aan te sturen toen hij terug bij GeoDynamics aanklopte.
“Met meer dan 2.500 kleine en 1.000 grote interventies per jaar was de planning van onze techniekers meer dan een fulltime bezigheid geworden”, zegt Filip Holvoet.
In zijn zoektocht naar de beste oplossing, zag hij veel systemen de revue passeren.
Maar de meeste systemen focusten zich voornamelijk op het lokaliseren van voertuigen en zagen minder de meerwaarde omtrent automatisatie.
“Binnen Holstra zijn we een hechte groep collega’s, ik wou dan ook duidelijk maken aan mijn personeel dat zo een systeem er niet was om hen te controleren, maar eerder om zowel de planning en facturatie te automatiseren”.
Tijdregistratie
De oplossing
Holstra kon voor deze problemen terecht bij GeoDynamics, de marktleider op het gebied van registratietoepassingen voor mobiele medewerkers.
GeoDynamics stelde hun systeem IntelliTracer voor.
Aan de hand van een blackbox en een registratiepaneel in elk voertuig heeft Holstra een realtime zicht op alle wagens.
Dit zorgt niet enkel dat Filip Holvoet een perfect overzicht heeft van alle wagens, hij kan ook zeer snel een dringende interventie inplannen.
Maar daar stoppen de voordelen niet.
Dankzij het registratiepaneel van GeoDynamics worden heel wat andere zaken geautomatiseerd.
“Voor al onze depannages gebruiken wij de slimme software Admin2Win van ETS Informatics.
Hierin kunnen wij eenvoudig een depannage registreren waarna alle informatie rond het project centraal beheerd wordt.” Vervolledigt Filip Holvoet.
De software van GeoDynamics koppelt naadloos aan Admin2Win.
De unieke barcodes per project en per taak die uit Admin2Win rollen, kunnen perfect ingescand worden dankzij de barcodelezer van GeoDynamics.
Verdiensten tot op vandaag
“Waar we vroeger tot een halfuur per factuur per project nodig hadden, kunnen we nu heel wat tijd en papier uitsparen.” Zegt Filip.
Want de techniekers geven nu aan wanneer ze starten en wanneer ze stoppen met hun werk.
Dit vormt de basis voor een perfecte geautomatiseerde loonadministratie, ook kunnen deze gegevens gebruikt worden in de facturatie.
Maar niet enkel de gewerkte uren worden geregistreerd.
De techniekers kunnen ook hun verschillende taken ingeven op het registratiepaneel.
Deze gegevens worden daarna gebruikt bij de nacalculatie en facturatie.
Ook in het atelier kunnen ze hun voorbereidende taken eenvoudig scannen.
Er zijn nog meer voordelen verbonden aan het systeem.
“Vroeger gebeurde het soms dat we een telefoontje van een klant kregen om de gewerkte uren in twijfel te trekken, maar nu kunnen we deze perfect bewijzen”, zegt Filip.
Ook de koppeling met Admin2Win loopt vlekkeloos.
“Met behulp van de koppeling tussen GeoDynamics en ETS Informatics, kunnen wij automatisch de gegevens uitlezen die de blackbox registreert.
Deze gegevens worden gekoppeld in onze software en dat zorgt voor nog meer automatisatie”, zegt Kris Tanghe van ETS Informatics.
Filip Holvoet en het gehele team van Holstra zijn tot op heden zeer tevreden over hun tijdregistratiesysteem:
“De oplossing van GeoDynamics zorgt niet alleen voor heel wat automatisatie en inzichten, het laat ons ook toe om terug kritisch naar onze prijzen te kijken.
Maar ook de intensieve samenwerking tussen Admin2Win en GeoDynamics zorgt voor heel wat tijdswinst.”
Met al deze besparingen denken ze bij Holstra al aan de toekomst en hoe ze nog meer kunnen digitaliseren dankzij slimme software zoals Admin2Win en IntelliTracer.
Wij besparen veel tijd, dankzij GeoDynamics
Filip Holvoet, Holstra
Vroeger gebeurde het soms dat we een telefoontje van een klant kregen om de gewerkte uren in twijfel te trekken, maar nu kunnen we deze perfect bewijzen.
